Einsteigerfragen (Zeitberechnung, Rechnungsnummer, Datum)

Hallo zusammen,

bei meiner Suche nach einem neuem Rechnungsprogramm für unsere kleine 2-Personen-Agentur (nutzen z.Z. Totals über Dropbox-Sync – leider etwas unzuferlässig beim Sync) bin ich auf InvoicePlane gestoßen und habe mir die Demo näher angeschaut. Soweit habe ich einen sehr guten ersten Eindruck und ein lokale Installation mittels MAMP auf dem Mac sollte auch kein Problem sein. Beim Anschauen der Demo sind ein paar Fragen aufgekommen, für die ich noch keine Lösung gefunden habe. Bevor ich mich hier also weiter reinstürze, wollte ich mich hier kurz erkundigen ob es folgende Features gibt:

  1. Rechnungsnummer + Rechnungsdatum:
    Wir arbeiten viel mit Rechnungsentwürfen, in denen sich im Laufe eines Monats nach und nach einige Posten pro Kunde zusammen kommen. Am Monatsende soll die Rechnung dann “fertiggestellt” werden (PDF-Download und dann manueller Ausdruck + Versand per Post oder, je nach Kunde manuell per Mail). Hier würde ich mir wünschen, dass die fortlaufende Rechnungsnummer und das Datum erst beim Fertigstellen der Rechnung generiert wird. Ist das möglich, oder muss ich darauf achten beides manuell anzupassen? Da wäre ich mir jetzt schon sicher, dass die Nummern durcheinander kommen und Kunden teilweise Rechnungen mit weit zurückliegendem Datum erhalten.

  2. Einheiten der Rechnungsposten
    In der Demo habe ich nur die Einheit “Menge” mit einer Stückzahl (wie 1,00) gefunden. Gibt es hier auch die Möglichkeit eine Zeit einzugeben (z.B. 01:25), welche dann als z.B. als “1h 25min” auf der Rechnung auftaucht? Bei unserem alten Rechnungsprogramm kann ich zwischen den Einheiten “Stck.” und “h” wählen. Bei Zeitangaben gebe ich dann meinen Stundensatz ein. Klar ließe sich der Stundensatz auch in Minuten oder 5-Minuten-Blöcke runterrechnen, aber auf der Rechnung wäre ein Minutensatz oder 5-Minutensaz ja schon etwas merkwürdig, da sowas ja üblicherweise nach Stunden under Tagessätzen berechnet wird. Und 5-Minuten als 0,8333 Stck bei Angabe des Stundensatzes wäre auch nicht so schick.

Würde mich über Tipps freuen, ob und wie das möglich ist. Falls es nicht möglich ist, dann wären das meine Verbesserungsvorschläge für InvoicePlane v2 :slight_smile:

Beste Grüße
Ben

Hej!
Ich nutze die Software als 1-Mann Agentur schon seit einer ganzen Weile.
Bzgl. der “Stunden” hatte ich am Anfang auch etwas Bauchweh, muss aber sagen, dass es kein bisschen ausmacht, wenn keine Einheit drin steht. Bei Flyern verlange ich ja auch nicht 10.000 Blatt × Preis X, sondern 1× den veranschlagten End-Preis und gut.
Entsprechend steht bei mir bei den Stunden ebenfalls nur 28.4 á mein Stundensatz und in der Beschreibung ob es sich um eine gestalterische oder eine technische Tätigkeit gehandelt hat. Der Dezimalbruch bei Industriestunden ist natürlich doof - aber auch hier gilt für mich die Mischkalkulation: Exakt 100% der Leistung zahlt der Kunde ohnehin nicht.
Mal telefoniere ich und schreibe die Zeit nicht auf (oder eine Minute zuviel) oder ich mache einen Fehler bei der Arbeit und korrigiere ihn auf meine eigenen Kosten ohne Zeiterfassung - da kommt es auf 0,XXYY der letzten vier Dezimalziffern sicher nicht mehr an.
Je nachdem mit welcher Projekt-Zeiterfassung Ihr arbeitet, habt Ihr beim Übertrag ohnehin Rundungen.

Die Rechnungsnummer und das Zahlziel werden sofort bei Erstellung festgelegt. Beides ist - soweit ich weiß - nachträglich änderbar (das Zahlungsziel auf jeden Fall). Ich kann nachvollziehen, dass solch eine Funktion von Vorteil wäre - anderseits habe ich mir inzwischen angewöhnt statt Sammelrechnungen zu senden sofort die Rechnungen zu schicken und dabei gleichzeitig meine Liquidität erhöht, nur durch die Verringerung der Außenstände.

Ich würde die Software übrigens auf einen Webspace packen. Nur dann macht der “Guest-Link” wirklich Sinn und genau dafür ist die Software ja ausgelegt.

2 Likes

Ab Version 1.4.7 wird man einstellen können, dass für Rechnungsentwürfe keine Rechnungsnummern vergeben werden. Diese werden erst dann erzeugt, wenn der Status der Rechnung auf “Gesendet” gesetzt wurde. Demzufolge werden Datumsangaben in der Rechnungsnummer, wie dem Monat, auch erst dann gesetzt.

Das Rechnungsdatum sollte sich eigentlich jederzeit ändern lassen.

1 Like

Vielen lieben Dank für Eure schnellen aus ausführlichen Antworten!
Das mit den Rechnungsnummern hört sich ja schon mal prima an – klasse. Dann warte ich noch auf die 1.4.7

Das Ändern des Datums ist kein Problem, gerade getestet. Das Problem ist, dass man dran denken muss :wink: Wäre schick, wenn sich das genauso wie bei dem neuen Rechnungsnummer-Feature verhalten würde.

Online-Payments / Guest-Links werden wir nicht nutzen – bei uns sind es eher wenige Rechnungen und dann meist klassisch per Post, daher reicht die lokale Lösung.

Um die Sammelrechnung kommen wir nicht herum – es sind meist viele kleine Posten wie mal 20min Support per Tel, kleine Korrekturen 5min, usw. die aber sehr regelmäßig anfallen. Da möchten die Kunden nicht wöchentlich Rechnungen bekommen, sondern erst wenn da einiges zusammen gekommen ist. Zeiterfassung mache ich mit einem kleinen Dashboard-Widget oder aus dem Dial!List (Software für Fritzbox) und trage das dann sehr genau direkt in einen Rechnungsentwurf ein – der Gesamtzeitaufwand wird dann erst bei Rechnungsstellung auf 5min abgerundet. Bei den Kunden kommt es gut an, wenn sie sehen, dass nicht alles auf 15 oder 30 Minuten-Blöcken aufgerundet wird, wie es oft üblich ist.
Schade, dass es nicht geht. Werde mal überlegen ob mir zu den Stück-Einheiten irgendwas sinnvolles einfällt, ohne dass ich immer alles manuell in Dezimalwerte umrechnen muss.

Wenn ihr öfter in kleineren Zeiteinheiten rechnet würde ich eher vorschlagen ein Produkt anzulegen, das als Einheit eine Arbeitsminute oder 5 Minuten enthält und den entsprechend mgerechneten Preis.
Also z.B. “Telefonsupport, 5 Minuten, 3.26 Euro” oder so ähnlich.

Das ist eine gute Idee! Da die Templates ja mittels PHP generiert werden, lässt sich damit sogar meine gewünschte Formatierung realisieren:
Ich habe soeben ein Produkt “Minutenpreis” angelegt und eine entsprechende Abfrage ins Template eingebaut. Die item_product_id lässt sich ja im Template über …

<?php print_r($item); ?>
… ermitteln. Die “Menge” habe ich folgendermaßen formatiert:
<?php
if(($item->item_product_id) != “1”){
echo format_amount($item->item_quantity);
} else{
echo floor($item->item_quantity/60)."h ".($item->item_quantity%60).“min”;
}
?>
…und den Einzelpreis dann auf eine Stunde hochgerechet:
<?php
if(($item->item_product_id) != “1”){
echo format_currency($item->item_price);
} else{
echo format_currency($item->item_price*60);
}
?>

Das sieht dann im PDF so aus wie gewünscht:

Danke für die Anregungen!!

2 Likes